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字号+作者:张悟玫 来源:大学生娱乐网送彩金网 2019-01-11 10:03 我要评论() 收藏成功收藏本文

作为一个在工作场所工作多年的“老河”,我一直期待着一篇类似的文章,教人们如何轻松写出“专业邮件”。对于任何员工,撰写专业电子邮件是一种公司礼遇。这...

作为一个在工作场所工作多年的“老河”,我一直期待着一篇类似的文章,教人们如何轻松写出“专业邮件”。对于任何员工,撰写专业电子邮件是一种公司礼遇。这不仅反映了自我修养水平,也代表了贵公司的形象。特别是对于求职道路上的年轻人,或刚刚进入工作场所的新人,处理具有更专业外观的邮件尤为重要。今天,我列出了以下小意见,希望能帮助刚刚进入社会的“新人”。

提示1:发送消息——什么是(发送到),什么是CC(CC),什么是BCC(密件抄送)

我发现很多人不知道谁是“对话的对象”。他们的电子邮件经常“给”很多人。结果,没有人回复邮件,即使因为他们没有注意这些复制用法,他们也会引导部门,同事和主管。他们之间存在争议。

(1)“致”人

这很容易理解,“你与之沟通的对象”,但除了这个“明确的人”之外,可以成为To的人是直接联系的,或者与此事密切相关的人,或者你上游的人和下游任务界面。

(2)CC人

CC是想让他知道的人,但与他没有直接的责任关系。通常,另一方将是您的直接领导者,或者您的“To”人员的直接领导者,或者可能是跨部门的。但与此任务没有直接关系的人是希望他知道的人。

(3)BCC人员

BCC希望让某个人知道,但不想让邮件中的相关人员知道。小心这个用法,因为我亲身经历过BCC的人没有仔细查看邮件......这很尴尬,所以除非有特殊原因,否则建议使用Forward。

注意:

(1)许多人喜欢使用群组发送电子邮件。我个人认为——,除非你知道组中的每个人,否则建议少用组发送,这样有些人可以避免收到无关的邮件。

(2)尽量不要将你想要的同事的直接主管放到“列表”中,因为这意味着你等同于另一方,并且你打算直接或甚至负责执行另一方派对。因此,除非有特殊原因,请提出CC。

提示2:消息标题

消息的标题需要一目了然。建议以“[主题] + [描述]”的格式编写。例如:“[新闻稿]轻松掌握撰写电子邮件的精髓。”在这里,“[新闻稿]”是主要部分,“易于掌握......”是一个更详细的叙述。

(1)标题的主题

方便查看邮件的人一眼就知道这是哪种邮件,并且相关业务的负责人立即知道并阅读邮件。

易于搜索。许多人的邮箱中都有数以千计的电子邮件,因此当您想要查找包含特定内容的电子邮件时,您会发现可以使用“主题”关键字来过滤所有相关的电子邮件。邮件列表非常清楚。这对于高管来说真的是一个非常有用的小功能。

(2)标题说明

建议标题的叙述部分不得超过10个汉字。因为有很多单词,所以没有人可以看到或掌握关键点。简洁的叙述是一种让消息看起来很专业的方法。

提示3:消息正文

(1)收件人

在英语中,我们通常使用“亲爱的”,“嗨”或“你好”作为开头,但在中文中,似乎我们经常看到绰号“有些先生”或“你很好”,因为没有荣誉词很容易导致诸如“命令音”或“平等地位”之类的误解。所以收件人的头衔应该非常小心。

如果可以,请务必确定收件人,尽量不要使用“全部”。收件人是清楚的,以便对方可以回复和执行。如果电子邮件中有多个人负责不同的任务,那么请分段写下以便更清楚。

(2)主要内容

电子邮件的主要目的是让对方快速掌握需要执行的内容,因此您需要保证以下两个:

电子邮件正文中不要超过800个字。如果无法明确说明800字,请直接沟通,确保双方在发送电子邮件前达成共识。

如果要传递的内容更复杂,建议提供附件。其他支持说明提供网络链接。

如果电子邮件的内容是最好的,它将使电子邮件查看者快速了解。

(3)注意细节

我经常发现许多人喜欢将邮件转发给直接领导或附上附件而无需解释。我个人认为这是一个非常不专业的表现。如果转发邮件,请列出转发内容的关键点;如果它是附件,您还需要简要解释附件并提供此附件的重点。

有时提供的附件很大。因为很多人习惯在手机上看电子邮件,所以有一个小小的建议。——当附件电子邮件太大时,建议将附件单独提供给“需要”。或者,请注明“如果您需要,请单独询问”,特别是当您有很多To&CC员工时。

我有时会发现有些人喜欢将邮件内容标记为不同大小的字体,不同的颜色,甚至使用粗体和斜体字体。我个人认为这会使邮件看起来很乱,所以我建议你不要超过2种不同的视觉变化。

提示4:结束签名​​

签名对于外部联系人非常重要,因为它包含个人信息,如姓名,职位,部门,电话,电子邮件/即时消息(即时消息),公司网站等。现在很多人都添加了个人QR码。

签名也代表公司的身份,因此不要添加太多的个人内容和叙述。

以上四点是我写的关于如何编写“专业电子邮件”以供大家学习和交流的四个快速提示。因为这只是个人的观点,我相信还有很多遗漏,而且工作场所的牛更加互补。

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